Zmiana w ustalaniu stażu pracy od 1 stycznia 2026 r. – co oznaczają nowe przepisy dla pracodawców i pracowników?

Od 1 stycznia 2026 r. zacznie obowiązywać jedna z wyczekiwanych nowelizacji Kodeksu
pracy ostatnich lat. Ustawa z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423) wprowadza
zupełnie nową definicję okresu zatrudnienia, która radykalnie poszerzy katalog aktywności
zawodowych wliczanych do stażu pracy. Zmiana ta ma charakter systemowy – wpływa na
wszystkie uprawnienia pracownicze zależne od długości zatrudnienia, takie jak wymiar
urlopu wypoczynkowego, okresy wypowiedzenia, odprawy czy świadczenia stażowe.
Dla pracodawców oznacza to konieczność ponownego przeliczenia stażu pracy zatrudnionych
osób, po przedstawieniu przez nie nowych dokumentów potwierdzających aktywność
zawodową sprzed zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy kompleksowe omówienie nowych
zasad.

Ogólny i zakładowy staż pracy – na czym polega różnica?

Ogólny staż pracy. To suma wszystkich okresów aktywności zawodowej, które zgodnie z prawem wlicza się do
„okresu zatrudnienia”. Na tej podstawie ustala się m.in.:
 wymiar urlopu wypoczynkowego,
 prawo do urlopu wychowawczego,
 niektóre świadczenia szczególne wynikające z przepisów branżowych.

Zakładowy staż pracy to staż liczony u danego pracodawcy, istotny przy:
 długości okresu wypowiedzenia,
 wysokości odpraw pracowniczych,
 odprawie pośmiertnej,
 świadczeniach przewidzianych w regulaminach zakładowych (np. nagrody
jubileuszowe, dodatki stażowe).

Nowelizacja wprowadza istotną nowość: jeżeli określona aktywność była wykonywana na
rzecz obecnego pracodawcy przed zatrudnieniem na umowę o pracę, będzie wliczana
także do stażu zakładowego.

Co nowelizacja uznaje za okres zatrudnienia? – katalog rozszerzony
W aktualnym stanie prawnym do stażu pracy wlicza się przede wszystkim okresy
zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Nowelizacja radykalnie rozszerza ten katalog,
eliminując nierówne traktowanie osób wykonujących pracę na innych podstawach niż umowa
o pracę.

Do okresu zatrudnienia wliczać się będą m.in.:
1) Okresy prowadzenia działalności gospodarczej
Wliczane będą okresy prowadzenia pozarolniczej działalności, pod warunkiem że były
opłacane składki na ubezpieczenia emerytalne lub rentowe.
2) Umowy zlecenia i inne umowy o świadczenie usług
Dotyczy to zarówno umów podlegających ubezpieczeniom, jak i – jeśli okres zostanie
udokumentowany – umów nieobjętych obowiązkowymi składkami, np.:
 umowy zlecenia studentów do 26 roku życia,
 umowy wykonywane na rzecz własnego pracodawcy.
3) Umowy agencyjne i okresy współpracy z przedsiębiorcą
4) Członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej i spółdzielniach kółek rolniczych
5) Korzystanie z „ulgi na start”
6) Okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu opieki nad dzieckiem
7) Praca wykonywana za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy (dokumentem
może być każde wiarygodne potwierdzenie aktywności – nie musi być to świadectwo pracy)

Nakładanie się okresów – zasada korzystniejszego okresu
W sytuacji, gdy pracownik równocześnie:
 prowadzi działalność gospodarczą,
 wykonuje umowę cywilnoprawną,
pracodawca wliczy tylko okres najkorzystniejszy dla pracownika. Nie ma też wymogu, by
okres był zakończony.

Jakie dokumenty musi dostarczyć pracownik?
Nowe przepisy wprowadzają szczegółowe reguły dokumentowania okresów aktywności. Co
do zasady:
ZUS będzie potwierdzał:
 okresy prowadzenia działalności gospodarczej (zaświadczenie o opłaceniu składek),
 podleganie ubezpieczeniom z tytułu umów cywilnoprawnych,
 okresy korzystania z ulgi na start (zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniu
zdrowotnemu).
W innych przypadkach (np. praca za granicą, umowy nieoskładkowane)
pracownik przedstawia dowolne dokumenty potwierdzające okres wykonywania pracy, np.:

 umowy,
 rachunki,
 zaświadczenia z zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
 dokumenty podatkowe.
Ciężar dowodu zawsze spoczywa na pracowniku.

Terminy – kluczowe znaczenie dwóch dat
Nowelizacja wprowadza dwuletni termin na przedłożenie pracodawcy dokumentów
potwierdzających nowe okresy aktywności.
Termin ten liczy się od:
 1.01.2026 r. – dla pracodawców z sektora finansów publicznych,
 1.05.2026 r. – dla pozostałych pracodawców.
Po upływie 2 lat pracodawca nie ma obowiązku uwzględniać spóźnionych dokumentów.
Kiedy pracownik skorzysta z nowych uprawnień?
 od 1.01.2026 r. – sektor publiczny,
 od 1.05.2026 r. – sektor prywatny.
Pracownicy nie będą mogli żądać wyrównania świadczeń za okres przed wejściem przepisów
w życie, nawet jeśli ich faktyczny staż zostanie powiększony.

Przepisy przejściowe – ważne wyjątki
Nowelizacja przewiduje dwie szczególne sytuacje:
1) Nabory na stanowiska rozpoczęte przed wejściem ustawy
W toku rekrutacji zastosowanie znajdą przepisy dotychczasowe – okresy dodatkowe nie będą
brane pod uwagę.
2) Trwające okresy wypowiedzenia
Wypowiedzenia złożone przed wejściem ustawy będą liczone według dotychczasowych
zasad, nawet jeśli nowy staż byłby dłuższy.

Zmiany w przepisach szczególnych
Nowelizacja obejmuje również:
Rozszerzenie katalogu służb, których okres służby wlicza się do stażu pracy
Dodano:

 Straż Marszałkowską,
 Służbę Celno-Skarbową.
Zmianę w Kodeksie karnym wykonawczym
Do stażu będą wliczane okresy odpłatnej pracy skazanych wykonywanej na innych
podstawach niż stosunek pracy, z wyjątkiem umowy o dzieło.
Nowy art. 188a ustawy o KAS
Pozwoli na zaliczanie okresu służby w Służbie Celno-Skarbowej osobom, które po odejściu
ze służby podjęły zatrudnienie.

Podsumowanie
Nowelizacja, która zacznie obowiązywać 1 stycznia 2026 r., wprowadza kompleksową
reformę sposobu ustalania stażu pracy. Po raz pierwszy do okresu zatrudnienia wliczane będą
różne formy aktywności zarobkowej poza stosunkiem pracy: działalność gospodarcza,
umowy zlecenia, praca wykonywana za granicą czy okresy korzystania z ulgi na start.
Zmiana ta jest korzystna dla pracowników, ale nakłada na pracodawców liczne obowiązki
administracyjne. Kluczowe będzie wdrożenie nowych procedur, prawidłowa weryfikacja
dokumentów oraz terminowe przeliczenie stażu pracy.